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lunes, agosto 3, 2020

Cómo evitar chascos en sus reuniones virtuales y algunos consejos más

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Desde que las reuniones virtuales se volvieron una realidad latente, y cada vez más y más personas las utilizan a diario. Con el aumento del número de reuniones virtuales, también se han popularizado algunos chascos que se viralizan en redes sociales, precisamente por no ser cuidadosos durante las videollamadas.

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Desde el incidente de Cindy y los ruidos extraños que escucharon todos en su clase virtual, hasta el más reciente en el que la congresista Angélica Lozano dijo algunas groserías, mientras hablaba con otra persona, en medio de la plenaria de la Comisión Primera del Senado. En este momento, que quedo grabado y se difundió por redes sociales, los otros congresistas le decían: «Apague el micrófono» y esa es, precisamente, la primera recomendación.

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Apague el micrófono

 Aunque es posible en momentos se le olvide por completo que hay que apagar o desactivar el micrófono, es importante fijarse – para evitar algún inconveniente-, que no están escuchando los otros participantes de la llamada si usted así lo desea.

A pesar de que expertos hablan de la importancia de estar concentrados en las reuniones virtuales para evitar uno de los mayores problemas en este salto a la virtualidad como es la falta de comunicación asertiva, en ocasiones suceden cosas en el entorno que lo pueden distraer y usted no va a querer que los demás escuchen lo que usted está haciendo o dañar la comunicación que se está llevando a cabo a través de esta reunión virtual.

Una opción bastante válida para que evitar chascos en estas videollamadas es activar la opción de «Pulsar para hablar»; dependiendo de la plataforma que utilice, podrá activar esta función en las configuraciones y su micrófono estará silenciado siempre, a menos que usted oprima la tecla que haya elegido para hablar. Entonces, mientras que esto esté activo, lo escucharán, pero a penas usted suelte el botón, se silenciará de nuevo.

Muy similar a los famosos Walkie Talkies o transmisores emisores y receptores portátiles. Así, no se tendrá que preocupar si en algún momento, después de intervenir, se le olvida desactivar el micrófono.

Cambie su fondo en la llamada

Otro caso común en medio de las reuniones virtuales en casa, es que aparezca algún familiar, un niño o la pareja en la cámara mientras se encuentra en una reunión importante. Esto se puede evitar de tres maneras distintas; la primera es no encendiendo la cámara, esto puede ser factible en algunas reuniones que no sean de mayor importancia y en el que no precisen verlo.

Sin embargo, en la mayoría de las reuniones es indispensable encender la cámara, precisamente para que la comunicación sea más cercana y efectiva, si es así, otra recomendación es encerrarse en su lugar de trabajo si lo puede hacer, y evitar así la presencia de alguna otra persona en su cámara.

Por último, plataformas como Zoom, Teams o Skype, ofrecen la opción de cambiar el fondo en su cámara con un croma virtual que oculte lo que está detrás suyo. Cada plataforma funciona diferente, pero en el caso de Zoom, basta con tener la aplicación descargada en el PC, cumplir con unos requerimientos mínimos de software para utilizar estos cromas.

Revise su micrófono y conexión a internet

Otro aspecto importante para tener una buena reunión virtual, sin inconvenientes, es que el micrófono funcione bien  y que no tenga problemas de conexión. La frase «Hola, me escuchan», o la pregunta «¿Si me escuchan bien?», de acuerdo con expertos, hace que se pierda la comunicación y que las reuniones sean poco efectivas.

La recomendación en estos casos es Si es una reunión de mucha importancia, intente conectar su computador por cable directo al enrutador o, por otro lado, desconectar los dispositivos de la red wifi que no esté utilizando. 

En cuanto al micrófono, es importante que revise que este esté funcionando antes de ingresar a la llamada, las plataformas ofrecen un espacio para que haga pruebas con el micrófono, allí podrá configurar si desea utilizar el integrado del computador o si tiene unos audífonos con micrófono, el de estos, que, generalmente, son mejores.

REDACCIÓN TECNÓSFERA

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